画像ファイルをZIP圧縮しても容量は5％程度しか減りません
ファイル圧縮とは、データの容量を小さくする技術のことです。歯科医院では日々大量の患者記録や医療画像を扱うため、この技術は業務効率化に直結します。
圧縮の仕組みは、データ内の繰り返しパターンを見つけて、より短い表現に置き換えることで成立しています。例えば「AAAAAAA」という7文字を「A×7」と表現すれば、情報量を減らせるわけです。
これが圧縮の基本原理ですね。
歯科医院で扱うファイルには、診療記録のテキストデータ、レントゲン画像、口腔内写真、患者への説明資料など多様な種類があります。これらを適切に圧縮することで、メール送信やバックアップの効率が大幅に向上します。特にデジタル化が進む現代の歯科医療では、ファイル圧縮の知識は必須といえるでしょう。
圧縮には「可逆圧縮」と「非可逆圧縮」の2種類があります。可逆圧縮は元のデータを完全に復元できる方法で、ZIP形式がこれに該当します。医療データのように正確性が求められる場合には、可逆圧縮が基本です。
歯科医院でファイル圧縮が必要になる場面は、主に3つあります。
まずメールでのファイル送信時です。
患者の紹介状や医療画像を他院へ送る際、多くのメールサービスでは25MB程度の容量制限が設けられています。Gmailを使っている場合、25MBを超えると自動的にGoogleドライブ経由になりますが、セキュリティ面での懸念から圧縮ファイルとして送付するケースが一般的です。
次にストレージの節約です。クラウドストレージやサーバーの容量には限りがあります。画像1枚が10MBだとすると、100枚で1GBに達します。これはデジタル一眼レフで撮影した写真1枚分くらいの容量ですね。定期的なバックアップデータを圧縮保存することで、ストレージコストを削減できます。
3つ目は複数ファイルの一括管理です。患者ごとに複数の書類や画像をまとめて保管する場合、ZIP形式で1つのファイルにすることで整理が容易になります。ファイル名に患者IDや日付を含めれば、検索性も向上するでしょう。
診療報酬請求のデータ送信でも圧縮は活用されています。レセプトデータと添付資料をまとめて送る際、圧縮することで通信時間を短縮できます。これは診療後の事務作業時間削減につながる重要なポイントです。
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版」
上記リンクには、医療機関でのファイル管理やセキュリティに関する公式ガイドラインが記載されています。個人情報を含むデータの取り扱い基準を確認する際の参考資料として有用です。
Windows 10および11には、ZIP形式の圧縮機能が標準搭載されています。特別なソフトをインストールしなくても、右クリックメニューから簡単に圧縮できます。
具体的な手順は以下の通りです。まず圧縮したいファイルやフォルダを右クリックします。表示されるメニューから「送る」を選択し、さらに「圧縮（zip形式）フォルダー」をクリックします。すると同じ場所に、元のファイル名に「.zip」という拡張子が付いた圧縮ファイルが作成されます。
複数のファイルを一度に圧縮することも可能です。Ctrlキーを押しながらファイルを複数選択し、同じ手順で圧縮すれば、選択したすべてのファイルが1つのZIPファイルにまとまります。
患者ごとの資料をまとめる際に便利ですね。
ただしWindows標準機能には制限があります。
パスワード設定ができない点です。
個人情報を含む医療データを扱う歯科医院では、パスワード保護が必須となるケースが多いでしょう。この場合は無料の圧縮ソフトを導入する必要があります。
解凍も右クリックメニューから可能です。ZIPファイルを右クリックして「すべて展開」を選べば、解凍先のフォルダを指定できます。ダブルクリックで中身を確認することもできますが、編集する場合は必ず解凍してから作業してください。
Windows環境で使える無料の圧縮ソフトは数多くありますが、医療機関での使用を考慮すると、7-Zip、CubeICE、Lhaplusの3つが代表的です。それぞれの特徴を理解して、院内の運用に適したものを選びましょう。
7-Zipは圧縮率の高さが最大の特徴です。独自の7z形式を使えば、ZIP形式より20〜30％程度ファイルサイズを小さくできます。テキストファイルの圧縮率が特に優れており、診療記録などの文書データに効果的です。ただし7z形式のファイルを受け取る側も7-Zipが必要になるため、他院との連携では汎用性の高いZIP形式を使う方が無難でしょう。
CubeICEは日本語対応が充実した国産ソフトです。インストールすると、右クリックメニューに「圧縮」と「解凍」の項目が追加され、直感的に操作できます。AES-256という強力な暗号化にも対応しているため、個人情報保護の観点から医療機関に適しています。設定画面も日本語で分かりやすく、ITに不慣れなスタッフでも扱いやすい点がメリットです。
Lhaplusは軽量で動作が速い点が特徴です。古いパソコンでも快適に動作するため、更新予算が限られている診療所でも導入しやすいでしょう。対応形式も豊富で、LZH、RAR、7zなど20種類以上の形式を扱えます。他院から様々な形式のファイルを受け取る機会が多い場合に便利です。
これらのソフトはすべて無料で商用利用可能です。ただし医療機関で使用する場合は、使用許諾条件を確認し、必要に応じて管理者の承認を得てからインストールしてください。セキュリティポリシーによっては、フリーソフトの導入が制限されている場合もあります。
上記は7-Zipの公式ダウンロードサイトです。最新版のダウンロードと詳細な使用方法が確認できます。
すべてのファイルが同じように圧縮できるわけではありません。ファイルの種類によって圧縮効果には大きな差があります。歯科医院で扱う代表的なファイル形式ごとに、実際の圧縮率を理解しておくことが重要です。
テキストファイルやWord文書は圧縮効果が非常に高く、元のサイズの30〜40％程度まで小さくなります。診療記録や紹介状などの文書データは、圧縮によって大幅な容量削減が期待できるということですね。例えば10MBの診療記録が3〜4MBになれば、メール送信も余裕でしょう。
一方、JPEG形式の画像やMP4形式の動画は、すでに内部で圧縮されているため、ZIP圧縮してもほとんどサイズが変わりません。むしろ圧縮処理の分だけ数％増えることさえあります。口腔内写真やレントゲン画像がJPEG形式で保存されている場合、ZIP圧縮の効果は5％以下と考えてください。画像ファイルの容量を減らしたい場合は、保存時の画質設定を調整する方が効果的です。
PDFファイルの圧縮率はケースバイケースです。テキスト中心のPDFなら30〜50％程度の圧縮が可能ですが、スキャンした画像を含むPDFは10％以下しか圧縮できません。患者への説明資料として作成したイラスト入りPDFは、中間的な圧縮率になると考えられます。
ExcelやPowerPointのファイルも圧縮効果が高く、40〜60％程度まで小さくできます。実はこれらのOfficeファイルは内部的にZIP形式で保存されているため、さらに圧縮することで追加の効果が得られるのです。セミナー資料や統計データを送る際には積極的に圧縮しましょう。
画像ファイルでも、BMP形式のような無圧縮形式なら50％以上の圧縮が可能です。ただし現代ではBMP形式を使う機会はほとんどありません。DICOM形式の医療画像も圧縮効果が高い場合がありますが、医療用途では可逆圧縮を選択してください。
医療機関では個人情報保護法や医療情報システムガイドラインに基づいた慎重なファイル管理が求められます。圧縮ファイルの取り扱いにも特有の注意点があります。
最も重要なのはパスワード設定です。患者情報を含むファイルを圧縮する際は、必ずパスワードを設定してください。ただし、パスワード付きZIPファイルを添付して、同じメールでパスワードを送る「PPAP」方式は、セキュリティ効果が低いとされています。パスワードは別の連絡手段（電話やSMSなど）で伝えるのが原則です。
厚生労働省のガイドラインでは、パスワードは13文字以上のランダムな文字列を推奨しています。しかし実際の運用では、受け取る側が入力しやすい長さとのバランスを考える必要があります。8文字以上で、英大文字・小文字・数字・記号を組み合わせたパスワードを使用するのが現実的な落としどころでしょう。
ファイル名にも注意が必要です。圧縮ファイル名に患者の氏名や生年月日を含めるのは避けてください。万が一ファイルが流出した場合、ファイル名だけで個人が特定される可能性があります。患者IDや管理番号を使用し、対応表は別途安全に管理しましょう。
Windows標準機能で作成したZIPファイルをMacユーザーに送ると、ファイル名が文字化けすることがあります。これはWindowsとMacで使用する文字コード（Shift_JISとUTF-8）が異なるためです。他院との連携でMacユーザーがいる場合は、CubeICEや7-Zipなど文字コードを適切に処理できるソフトを使用してください。
圧縮ファイルにウイルスが含まれている可能性にも警戒が必要です。パスワード付きZIPファイルは、ウイルス対策ソフトでスキャンできない場合があります。不審な送信元からのZIPファイルは開かず、送信者に確認を取ることを習慣化しましょう。特に「請求書」「重要なお知らせ」といった件名のメールには注意してください。
メールでの送信容量にも配慮が必要です。圧縮しても25MBを超える場合は、ファイル転送サービスやクラウドストレージの利用を検討してください。GigaFile便やfirestorageなどの無料サービスもありますが、医療データを扱う場合は、セキュリティ機能が充実した有料サービスの利用が推奨されます。
ファイルの保存期限にも注意しましょう。診療記録は法律で5年間の保存義務があります。圧縮ファイルとして保管する場合も、確実に解凍できる状態を維持する必要があります。使用した圧縮ソフトのバージョン情報をメモしておくと、将来的なトラブル回避につながります。
複数の患者データを1つのZIPファイルにまとめることは避けてください。
万が一の流出時に被害が拡大します。
患者ごとに個別の圧縮ファイルを作成し、それぞれにパスワードを設定するのが安全な運用方法です。手間はかかりますが、情報セキュリティは診療所の信頼に直結する重要事項ですね。
